Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Kerangka Acuan Kerja / Term Of Reference (TOR) adalah suatu dokumen yang berisi penjelasan/ keterangan mengenai kegiatan yang diusulkan untuk dianggarkan dan diperkirakan biayannya. Komponennya terdiri dari uraian mengenai apa (what), mengapa (why), siapa (who), kapan (when), lokasi (where), bagaimana (how), dan berapa perkiraan biaya (how much) yang dibutuhkan suatu kegiatan.

Pengelompokan Jenis Pekerjaan Dalam Kerangka Acuan Kerja

Kerangka Acuan Kerja sekurang-kurangnya memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar mengenai proyek / kegiatan yang akan dilaksanakan, antara lain berisi: latar belakang proyek, maksud dan tujuan lokasi, sumber pendanaan, instansi pelaksana dan organisasi pelaksana proyek/ kegiatan.
2. Data penunjang berupa data yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek / kegiatan, antara lain : data dasar, standard teknis, studi-studi yang pernah dilaksanakan, dan peraturan atau perundang-undangan yang harus digunakan.
3. Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan, yang memberikan gambaran mengenai tujuan yang ingin dicapai, keluaran yang akan dihasilkan, keterkaitan antara suatu keluaran dengan keluaran yang lain, peralatan dan material yang harus disediakan oleh konsultan, lingkup kewenangan yang dilimpahkan kepada konsultan, perkiraan waktu penyelesasian jasa konsultansi, kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang harus disediakan oleh konsultan, perkiraan keseluruhan tenaga ahli/ tenaga pendukung yang diperlukan, dan jadwal setiap tahapan pekerjaan.
4. Jenis dan jumlah laporan yang di isyaratkan (antara lain laporan pendahuluan, laporan sela, laporan bulanan, persiapan dan laporan akhir).
5. Ketentuan bahwa konsultansi harus dilaksanakan di Indonesia, kecuali untuk kegiatan tertentu dapat dilaksanakan di luar Indonesia.
6. Hal-hal lain seperti : fasilitas yang disediakan oleh instansi pelaksana untuk membantu kelancaran tugas konsultan, persyaratan kerjasama dengan konsultan lain (apabila diperlukan), dan pedoman tentang pengambilan data lapangan.

Informasi yang disajikan dalam Kerangka Acuan Kerja dapat berfungsi sebagai :

1. Alat bagi pemimpin untuk melakukan pengendalian kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya.
2. Alat bagi Perencana Anggaran untuk menilai urgensi pelaksanaan kegiatan tersebut dari sudut pandang keterkaitan dengan Tupoksi.
3. Alat bagi pihak-pihak pemeriksa untuk melakukan pemeriksaan realisasi kegiatan tersebut.

Komponen yang harus dirumuskan dan diperhatikan dalam Kerangka Acuan Kerja adalah :

1. What, menguraikan mengenai kegiatan dan output apa yang akan dihasilkan. Berarti tujuan yng kn dicpi oleh kegitan tersebut secara eksplisit sudah dijelaskan dalam Kerangka Acuan Kerja. Apa yang mau dicapai, apa yang akan dihasilkan sudah barang tentu menjadi target dari pelaksanaan kegiatan dimaksud.
2. Why, menerapkan tentang alasan perlunya kegiatan tersebut dilaksakan dalam hubungan dengan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja tersebut.
3. Who, menjelaskan tentang penanggung jawab kegiatan dan siapa sasaran yang akan menerima layanan tersebut.
4. When, menjelaskan rencana waktu pelaksanaan kegiatan.
5. Where, menerangkan tentang lokasi peneyelenggaraan kegiatan.
6. How Long, menjelaskan tentang waktu yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan.
7. How, menjabarkan tentang bagaimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan termasuk metode yang akan digunakan.
8. How Much, menguraikan tentang rencana biaya yang diperlukan untuk melaksakan kegiatan tersebut yang dirinci dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB).

Daftar Simak Kerangka Acuan Kerja

Sebelum membuat dan menyelesaikan Kerangka Acuan Kerja (KAK), sebaiknya terlebih dahulu daftar simak. Daftar simak tersebut sangat bermanfaat untuk mempermudah dan membantu dalam menyelesaikan substansi materi yang akan dituliskan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK).

Contoh daftar simak seperti dibawah ini:

1. Pendahuluan

Uraian pendahuluan berupa garis besar menegenai proyek/ kegiatan yang akan dilaksanakan, antara lain berisi: latar belakang proyek, maksud dan tujuan lokasi, sumber pendanaan, intansi pelaksana dan orgnanisasi pelaksana proyek/ kegiatan; 

2. Maksud dan Tujuan

Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan, yang memberikan gambaran mengenai tujuan yang ingin dicapai, keluaran yang akan dihasilkan, keterkaitan antara suatu keluaran dengan keluaran yang lain, peralatan dan material yang harus disediakan oleh konsultan, lingkup kewenangan yang dilimpahkan kepada konsultan, perkiraan waktu penyelesasian jasa konsultansi, kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang harus disediakan oleh konsultan, perkiraan keseluruhan tenaga ahli/ tenaga pendukung yang diperlukan, dan jadwal setiap tahapan pekerjaan. 

3. Lingkup, Lokasi Kegiatan, Data dan Fasilitas Penunjang serta Alih Pengetahuan

Menguraikan Lingkup, Lokasi Kegiatan, Data dan Fasilitas Penunjang serta Alih Pengetahuan. 

4. Pentahapan 

Menguraikan tentang Pentahapan proses penyelesaian perancangan yang hendak dihasilkan yang meliputi: Pekerjaan pendahuluan/ persiapan survei, Pelaksanaan Survei, Kompilasi data, Analisis dan konsep, Draf Rancangan, Laporan aktif. 

5. Jangka Waktu Pelaksanaan dan Kebutuhan Tenaga Ahli 

Waktu yang disediakan untuk melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan dalam bulan kelender. 

6. Keluaran 

Keluaran yang diminta dari konsultan sebagai contoh:

• Menghasilkan Visi dan Misi Kabupaten/ Kota dengan memanfaatkan potensi ekonomi dan budaya daerah.  
• Memberikan citra dan image kabupaten/ kota.
• Menciftakan  keamanan, kenyamanan, keasrian dan keindahan kota dalam mendukung konsep kota hijau. 
• Mengutamakan penghijauan yang sesuai dengan iklim tropis serta ruang terbuka yang berperan positif bagi pembangunan ekosistem kawasan
• Menyediakan ruang terbuka umum yang dapat dinikmati oleh seluruh masyarakat pengguna.

7. Tugas dan Tanggung Jawab Konsultan 

Menguraikan batasan tugas dan tanggung jawab konsultan dan tanggung jawab pemberi tugas. 

8. Program Kerja 

Menguraikan tentang program kerja yang perlu dilakukan oleh konsultan yang meliputi Jadwal kegiatan secara terperinci, alokasi tenaga yang dibutuhkan (disiplin ilmu dan jumlahnya) yang antara lain terdiri dari, kebutuhn tenaga ahli dan kebutuhan tenaga penunjang. 

9. Sistem Pelaporan dan Diskusi 

Menguraikan perlu adanya pelaporan yang diberikan yang diberikan secara bertahap sesuai dengan tahapan penyelesaian pekerjaan sebagai kontrol dan penanggung jawaban dari pelaksanaan pekerjaan jasa kobsultansi yang meliputi : Laporan Pendahuluan, Laporan Antara, Konsep Laporan Akhir, Laporan Akhir, Ringkasan Laporan Akhir. 

10. Penutup 

Menguraikan bahwa konsultan diminta mempelajari segala informasi dan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan pekerjaan perancangan dimaksud. 

11. Pengesahan

Menguraikan tentang tanggal Kerangka Acuan Kerja dibuat dan tandatangan dan nama jelas serta Nomor Induk Pegawai (NIP) dari Kuasa Pengguna Anggaran dan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan.

Tanggapan Terhadap Kerangka Acuan Kerja

Tanggapan terhadap Kerangka Acuan Kerja (kak) bisa disebut dengan Usulan Teknis disingkat USTEK. Pentingnya Ustek dalam sebuah pekerjaan perancangan adalah untuk melihat sejauh mana konsultan memahami KAK yang diberikan.

Uraian dalam Usulan Teknis terdiri dari :

1. Data Latar Belakang Perusahaan meliputi Bidang Kegiatan Perushaan, Organisasi Perusahaan, Personil Perusahaan, Rekanan, dan Pengalaman Kerja.
2. Pendahuluan meliputi, Tanggapan terhadap Latar Belakang Proyek, Maksud dan Tujuan Pekerjaan, Lingkup Pekerjaan, Standar Teknis yang diusulkan, Kondisi Umum Pekerjaandan Permasalahannya, Nama Pekerjaan, Pemilik Pekerjaan, dan Waktu Pelaksanaan.
3. Tanggapan terhadap Kerangka Acuan Kerja Tugas dapat ditambahkan presiasi dan Inovasi.
4. Metodologi Pekerjaan Persiapan meliputi, penjelasan umum tahap perancangan.
5. Rencana Pekerjaan Persiapan meliputi Organisasi dan Menajemen Tim Pelaksana Pekerjaan, Tahap Pelaksanaan Proyek, Ketentuan dan Jadwal Penugasan Personil, Tugas dan Tanggung Jawab Personil.
6. Pekerjaan Pelaporan meliputi Pelaporan, Dokumen Pelelangan, Master Gambar Rencana, Penyerahan laporan-laporan/ hasil pekerjaan.
7. Penutup

Hal-hal yang diperhatikan dalam merumus Kerangka Acuan Kerja agar mendapat penilaian baik adalah :

1. Penilaian Usulan Teknis dilakukan dengan cara memberikan nilai angka terhadap dokumen usulan teknis dengan memperhatikan bobot yang diberikan pada unsur-unsur yang dinilai.
2. Unsur-unsur pokok yang dinilai adalah : Pengalam Perusahaan, Pendekatan dan Metodologi, serta Kualifikasi Tenaga Ahli (bersertifikat dari lembaga sertifikasi yang diakui).
3. Dalam penilaian ketiga unsur diatas perlu diperhatikan pentingnya aspek pengenalan atas tata cara, aturan, situasi, kondisi, dan bahasa di Indonesia. Usulan yang mengandung personil yang lebih memahami aspek-aspek tersebut diatas diberikan nilai lebih tinggi.

Penilaian dilakukan dengan pembobotan dari masing-masing unsur dengan jumlah maksimum 100 dan rentang pembobotan masing-masing unsur dapat diberikan sebagai berikut :

1.    Pengalaman perusahaan.

2.    Pendekatan dan metodologi

3.    Kualifikasi tenaga ahli

Penetapan pembobotan yang digunakan untuk masing-masing unsur, dalam rentang tersebut diatas berdasarkan jenis pekerjaan jasa yang akan dilaksakan. Untuk jasa studi analisis perlu diberikan penekanan kepada pengalaman perusahaan dan pendekatan metodologi, sedangkan untuk jasa supervisi dan perencanaan teknis penekanan lebih diberikan kepada kualifikasi tenaga ahli.

Sumber Referensi :

Materi Pelatihan Berbasis Kompetensi Sektor Konstruksi Bidang Arsitektur Sub Sektor Arsitektur Lanskap Jabatan Kerja Perancang Lanskap. Alamat Kegiatan Hotel Batu Suli, Jl. Raden Saleh Palangka Raya Kalimantan Tengah, 03-05/05/2017.